ISCRIZIONI ON-LINE
La funzione di iscrizione On-Line
Cambiamo il concetto di SEGRETERIA
Un tempo la segreteria di una Società Sportiva, era anche un luogo di aggregazione: mai troppo distante dal baretto da cui arrivava la bibita fresca al punto giusto.
Era anche un modo bello di ritrovarsi ad inizio stagione, rivedere vecchi amici oppure conoscere i nuovi arrivati; gestita da personale societario con il necessario tempo da dedicare a questa attività, era piacevole farci una capatina.
I tempi sono ora diversi: avere del personale dedicato è ora più complicato; le restrizioni sociali stesse ci hanno in qualche modo trasmesso la necessità di aggregarci di meno.
Giusto o sbagliato che sia, questo è ora il nostro tempo, e così dobbiamo viverlo.
TeamORG ti permette di trasportare su internet la Segreria della tua Società Sportiva.
La funzionalità di iscrizione On-Line, permette alle Società Sportive (ASD) di ricevere direttamente nella propria casella di e-mail, le richieste di iscrizione o di rinnovo delle iscrizioni da parte dei propri Atleti.
La funzionalità di iscrizione On-Line, permette alle Società Sportive (ASD) di ricevere direttamente nella propria casella di e-mail, le richieste di iscrizione o di rinnovo delle iscrizioni da parte dei propri Atleti.
E’ possibile abilitare anche analoga funzionalità per iscrivere on-line anche i Soci, i Dirigenti.
Ossia: le ASD possono rendere disponibile, magari all’interno del proprio sito, una pagina con cui è possibile trasmettere i dati ANAGRAFICI alla propria segreteria, che così riduce il lavoro al solo controllo per dare l’ok all’iscrizione. Insieme ai dati anagrafici, è possibile trasmettere, come allegati, le scannerizzazioni di documenti quali Certificato di Idoneità Sportiva oppure il Documento di Identità o altro.
In sostanza, sul tuo TeamORG si aprirà una scheda anagrafica con la possibilità di accedere direttamente ai documenti inviati dall’Atleta e classificati secondo le voci che tu sceglierai (esempio Documento di Riconoscimento o simili),
nonchè di accedere all’intero Archivio Documentale dell’Atleta, avendo in breve la possibilità di aprire una organizzata casella elettronica dei documenti.
Cosa vuole dire fare una “iscrizione on-line”
Avere attiva la funzionalità di “iscrizione on-line” significa che un tuo Atleta (o un ragazzo che aspira a diventare un Atleta della tua ASD), ha la possibilità di precompilare la scheda anagrafica, inserendo i propri dati tramite una opportuna funzionalità che tu hai deciso di rendere disponibile tramite internet (Il termine On-Line vuole proprio dire "mentre sei collegato a internet").
Attenzione!: non sto dicendoti che mediante la funzionalità di “iscrizione on-line” l’Atleta che precompila la scheda poi automaticamente fa parte della tua ASD; sei sempre tu che dai l’ok (ossia il benestare) oppure il non ok (ossia il rifiuto) all’iscrizione.
Il vantaggio è che ti trovi i dati già tutti precompilati nel tuo sistema gestionale TeamORG: quando poi il ragazzo verrà nella tua segreteria, dovrai solo aprire la sua scheda su TeamORG, verificare che tutti i dati siano corretti e poi, eventualmente, portarlo nello stato di “Tesserato” o “Iscritto”.
Potrei fare arrivare in segreteria l’Atleta con il documento di iscrizione già prestampato?
Sì: è possibile richiedere di inserire la stampa del documento di iscrizione direttamente nella Form di Iscrizione On-Line così che il ragazzo viene in segreteria con tutto già stampato. A quel punto mancherebbe solo il timbro della tua ASD
Chi può fare l’ “iscrizione on-line”?
La funzione è di norma resa disponibile per i tuoi Atleti, sia quelli che richiedono il rinnovo dell’iscrizione sia quelli che richiedono una nuova sottoscrizione. Se lo richiedi, è possibile permettere analoga funzionalità anche per le iscrizioni dei Soci e dei Dirigenti.
Come si fa ad accedere all’ “iscrizione on-line”?
ProgettoD ti rende disponibile un “link”, ossia un indirizzo internet che fa partire la funzione. Un esempio di indirizzo internet è www.ProgettoD.com.
Naturalmente te ne verrà reso disponibile uno fatto su misura per te.
Tu potrai così inserirlo direttamente nel tuo sito internet o nella tua pagina Facebook oppure usarlo così come ti viene fornito. Chi lo utilizzerà dovrà soltanto avere un collegamento internet; va bene il cellulare oppure il Tablet oppure un normalissimo PC.
Come si fa per richiedere una propria Form di ISCRIZIONE ON-LINE?
Devi possedere la licenza di passare ad una licenza di 120 euro / anno, ossia la versione FULL di TeamORG; a quel punto ti basta inviare mail a INFO@TeamORG.it , indicando il tuo Codice Site e specificando la frase "Richiedo Iscrizione On-Line"
Come funziona.
Il Rinnovo dell’iscrizione, viene permesso solo per gli atleti gia iscritti alla ASD ma aventi lo stato di non tesserati. Questo per permettere alla segreteria di avere il controllo sul dato. La Nuova Iscrizione è permessa a chi non è ancora iscritto.
Sono disponibili le istruzioni di utilizzo scaricabili qui.
E’ disponibile eseguire una prova che porta all’iscrizione nella versione DEMO.
Dai un’occhiata!.
Descrizione del vari passaggi:
A. L’atleta:
L’atleta richiede il rinnovo/iscrizione , ossia si collega alla form di iscrizioni on-line e digita il suo Codice Fiscale.
Se il dato esiste negli archivi del tuo TeamORG, gli viene presentata la videata con i suoi dati già forniti in precedenza così che possa eventualmente rettificarli; in questo caso si parla di Rinnovo dell’Iscrizione.
Se, viceversa, il dato non esiste negli archivi del tuo TeamORG, gli viene presentata la videata predisposta all’inserimento dei suoi dati anagrafici; in questo caso si parla di Richiesta di Iscrizione.
Nel caso in cui l’atleta sia minorenne, allora automaticamente la Form provvede a richiedere anche i dati del genitore o del tutore.B. La Segreteria:
La segreteria riceve la mail che avverte della cosa, ossia una mail in cui viene scritto che l’atleta Tal dei Tali ha fatto richiesta. A quel punto l’atleta è consultabile mediante l’elenco atleti di TeamORG. Risulterà in uno stato di “Non Tesserato” (o altro analogo che potrai suggerire tu), in modo da darti modo di capire che il nominativo ha eseguito l’iscrizione on-line e che è in attesa del tuo ok.
La segreteria controlla tutti i dati e se tutto e ok, esegue il tesseramento dell’atleta, ossia mette a "tesserato" questo campo sulla scheda atleta. Da quel punto in poi la form di iscrizione on-line non permette piu la modifica del dato da parte dell’Atleta; questo, appunto, per fare in modo che dopo l’intervento della segreteria non ci sia più possibilità da parte dell’atleta di alterare i propri dati.
Cosa vuole dire avere una “gestione elettronica dei documenti”
Avere attiva la funzionalità di “conservazione elettronica dei documenti” significa avere a portata di mano sempre e comunque una copia fedele di tutto il cartaceo che oggi tieni nei tuoi archivi della sede sociale.
Da una qualunque postazione internet, quindi anche dal tuo cellulare, potrai consultare oppure spedire a terzi, una copia del Cerificato di Idoneità Sportiva di un tuo atleta, oppure una copia del il suo documento di Identità.
Dovrai aprire l’Anagrafica Atleti, mediante il menù di Configurazione, e fare click sul nominativo che vuoi consulatare; comparirà questa funzionalità (fai click per vederla) con cui è possibile scaricare il documento che ti serve.
Comodo, no? Non serve più girare con tutto stampato, che poi ti manca sempre proprio quel documento lì. Con questa soluzione hai davvero tutto sempre in tasca. E’ possibile richiedere anche il caricamento ad esempio del bonifico contabile di pagamento rata, così da agevolare i lavori di segreteria, oppure di una copia del codice fiscale o altro.